מה נעול אחרי ההפקה: עריכה, תאריך ומחיקה

מה משתנה ברגע שלוחצים "הפקת מסמך"

מסמך מכירה שיצא ללקוח הוא התחייבות. מי שמקבל חשבונית צריך לדעת שהיא לא תשתנה מאחורי גבו, ומי שמנהל את הספרים צריך רצף מספרים ותאריכים שאפשר לסמוך עליו. לכן מערכת מסודרת מגבילה את מה שאפשר לשנות אחרי ההפקה.

בביג בוס ההגבלות תלויות בסוג המסמך ובמצב שלו. המדריך מפרט מה עדיין פתוח לעריכה, מה ננעל, אילו תאריכים המערכת מונעת, ומה עושים כשצריך לתקן מסמך שכבר ננעל.

עריכה: מה פתוח ומה ננעל

כדאי לשים לב לתנאי החתימה: הצעה או הזמנה שעניתם עליה בחיוב ל"האם להנפיק חתום דיגיטלי?" ננעלת מיד, גם אם עוד לא נוצר ממנה דבר.

חשבונית מס אחרי הפקה: נעולה לעריכה, ומה שנשאר זמין הוא ביטול, קישורים ומסמכי המשך.

תאריך המסמך: שתי מגבלות

1. לא אחרי היום
בשדה "תאריך המסמך" אי אפשר לבחור תאריך שעוד לא הגיע.

2. לא לפני המסמך האחרון מאותו סוג
המערכת מונעת הפקה בתאריך מוקדם מזה של המסמך האחרון שהופק מאותו סוג, כדי שהרצף יישאר כרונולוגי. יש חריג אחד: עד ה-10 לחודש אפשר להפיק מסמך לתאריך של היום האחרון בחודש הקודם. הצעות מחיר והזמנות פטורות מהמגבלה הזו.

מחיקה: אין

מסמך שהופק אינו נמחק, בשום סוג. הדרך להוציא אותו משימוש היא ביטול, שנרשם עם סיבה ובחלק מהסוגים יוצר מסמך מבטל. הפירוט המלא בביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.

הטיוטה היא החריג: היא לא הופקה, ולכן ביטול של טיוטה פשוט מוחק אותה, בלי מסמך מבטל.

איך מתקנים מסמך נעול

• ביטול והפקה מחדש. מבטלים את המסמך השגוי ומפיקים מסמך נכון במקומו.
• חשבונית זיכוי. כשרק חלק מהחיוב השתנה, יוצרים מחשבונית המס חשבונית זיכוי כמסמך המשך, ורק על מה שצריך לזכות.
• שכפול במקום הקלדה. הכפתור "שכפול מסמך" פותח עותק חדש שעוד לא נשמר: תאריך היום, מספר חדש, ואותן שורות. מתקנים ומפיקים. בחשבונית מס קבלה המערכת מזכירה "לידיעתך – שורות התקבול לא ישוכפלו", כך שאת התשלומים רושמים מחדש. אין שכפול בקבלה ובחשבונית זיכוי.

שכפול פותח עותק חדש לתאריך היום, עם מספר חדש, לפני הפקה.

טיוטה: המקום לעבוד בלי לחץ

אם המסמך עוד לא מוכן, שומרים אותו בכפתור "שמירה בסטטוס טיוטה". המערכת מאשרת עם השאלה "האם ברצונך לשמור את המסמך בסטטוס טיוטה?", והטיוטה מקבלת מספר זמני שלילי. ברשימות המסמכים אפשר לסנן "טיוטה בלבד" כדי לראות מה עוד מחכה להפקה. במחשב ובנייד, טיוטה זמינה בכל הסוגים, חוץ מקבלה, החזר תקבול וחשבונית מס קבלה חדשות.

שמירה כטיוטה: המסמך נשמר, נשאר פתוח לעריכה, ועדיין לא הופק.

הנעילה היא החלטה של המערכת. כל ההגבלות במדריך הזה הן הכללים שביג בוס אוכפת במסמכים. אם אתם לא בטוחים איזה מסמך נכון לעסק שלכם במצב מסוים, התייעצו עם רואה החשבון לפני ההפקה.

מה הלאה

לפני הפקה, שווה לעבור על המסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי. וכשמסמך מוביל למסמך הבא, הקישור ביניהם משפיע גם על מה שננעל: מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.