הפקת דחויים: מה קורה כשמגיע מועד הפירעון

תשלום דחוי, חשבונית במועד

לקוח שמשלם בשיקים דחויים או בתשלום עתידי אחר משאיר אחריו רשימה של מועדים. בכל מועד כזה צריך לזכור לטפל בתשלום ולהפיק עבורו את המסמך המתאים, וכשהלקוחות רבים, הרשימה הזו קשה למעקב ידני.

בביג בוס המסך "הפקת דחויים" מרכז את התשלומים הדחויים שמועד הפירעון שלהם הגיע, ומפיק חשבונית מס לכל אחד מהם בלחיצה אחת. זהו גם המסך היחיד במודול ששולח מסמכים ללקוחות כברירת מחדל, ולכן כדאי לקרוא את המדריך לפני השימוש הראשון.

מה מופיע במסך

בתפריט "שיווק ומכירות" לוחצים "הפקת דחויים", ונפתח מסך באותו שם. מופיעים בו תשלומים שנרשמו בקבלות שעדיין יש בהן סכום פתוח, ושמועד הפירעון שלהם הוא היום או לפני כן.

הרשימה אינה מוגבלת לשיקים. היא כוללת תשלומים דחויים גם מחשבוניות מס קבלה, ובאמצעים נוספים כמו מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי וניכוי במקור.

לכל שורה חמש עמודות: תאריך פרעון, אמצעי תשלום, שם הלקוח, פרטי מסמך וסכום. כך רואים במבט אחד מה הגיע לפירעון, ממי ובאיזה סכום.

המסך "הפקת דחויים" והכפתורים שמעליו. בצילום טושטשו שמות הלקוחות.

צעד אחר צעד

1. מסמנים את השורות
מסמנים כל שורה בנפרד, או לוחצים "בחר את כולם". כדי להתחיל מחדש לוחצים "בטל סימונים".

2. לוחצים "הפקת חשבוניות"
בלי אף שורה מסומנת תופיע ההודעה "לא נבחרו ממסרים להפקה". כשיש שורות מסומנות, נפתח החלון "התראה בעת הפקת דחויים". הוא אומר כמה חשבוניות ייווצרו ואם יישלחו במייל, למשל "תיווצר חשבונית אחת ותישלח במייל ללקוח", וכשיש למי לשלוח מוצגת בו גם התיבה "שלח את החשבוניות במייל ללקוחות", מסומנת כברירת מחדל. מי שלא רוצה לשלוח מבטל את הסימון. בתחתית החלון: "האם ברצונך להפיק את החשבוניות?". זו השאלה האחרונה לפני ההפקה.

3. ממתינים לסיום
מוצגת ההודעה שהחשבוניות בתהליך הפקה, ובסופה "תהליך ההפקה הסתיים".

לחיצה על "הפקת חשבוניות" בלי סימון: המערכת לא מפיקה דבר.

עם שורות מסומנות: החלון אומר כמה חשבוניות ייווצרו ואם יישלחו, והתיבה "שלח את החשבוניות במייל ללקוחות" מסומנת כברירת מחדל.

מה המערכת מפיקה

לכל שורה מסומנת נוצרת חשבונית מס סופית, בתאריך היום. הסכום בחשבונית כולל מע״מ, וללקוח שמוגדר פטור ממע״מ היא מופקת בלי מע״מ. החשבוניות האלה הן מסמכים רגילים לכל דבר: הן מופיעות ברשימת חשבוניות המס, נספרות בדוחות המכירה (שסופרים חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וזיכויים) ואינן ניתנות לעריכה אחרי ההפקה.

שימו לב: כברירת מחדל החשבוניות נשלחות ללקוחות במייל, מיד עם ההפקה. לכל לקוח שיש לו כתובת מייל במסמך או בכרטיס הלקוח, המערכת שולחת עותק חתום של החשבונית אחרי שהיא נוצרת. לפני ההפקה מוצג חלון עם מספר החשבוניות ואם יישלחו במייל; התיבה "שלח את החשבוניות במייל ללקוחות" מסומנת כברירת מחדל, ואפשר לבטל אותה. ללקוח בלי כתובת מייל החשבונית לא נשלחת. לפני שלוחצים "הפקת חשבוניות", ודאו שהשורות המסומנות הן אלה שאתם באמת רוצים לחייב עכשיו, ושכתובות המייל בכרטיסי הלקוחות מעודכנות.

שלושה דברים לבדוק לפני הלחיצה

• הסימון. "בחר את כולם" מסמן את כל הרשימה, כולל תשלומים שמועד הפירעון שלהם עבר מזמן. עברו על השורות לפני ההפקה.
• אין דרך חזרה בלחיצה. חשבונית שהופקה ונשלחה מתבטלת רק בביטול רגיל, שיוצר חשבונית זיכוי. ראו ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.
• כתובות המייל. לקוח בלי מייל במסמך ובכרטיס לא יקבל דבר, וללקוח עם כתובת ישנה החשבונית תגיע לכתובת הישנה.

הפקת דחויים אינה הפקדה

קל לבלבל בין שני המסכים, כי שניהם עוסקים בשיקים דחויים. ההבדל הוא במה שהם מטפלים:

• "הפקת דחויים" מטפל במסמך: הוא מפיק חשבונית מס על תשלום שמועדו הגיע.
• "מעקב הפקדות" מטפל בכסף: הוא מרכז את השיקים שעוד לא הופקדו ומפיק הפקדה לחשבון הבנק.

שיק דחוי אחד יכול לעבור בשני המסכים, כל אחד בזמנו. ההפקה בדחויים אינה מפקידה אותו, וההפקדה אינה מפיקה עבורו חשבונית.

איך זה מתחבר לשאר המודול

התשלומים הדחויים נכנסים לרשימה מהקבלות ומחשבוניות המס קבלה שבהן נרשמו: רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט. להפקדת השיקים בבנק: מעקב הפקדות: הפקדת שיקים ומזומן לבנק.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.