תעודת ביצוע: מסמך העבודה עם חתימת הלקוח

מסמך שמתעד עבודה שבוצעה

עסק שנותן שירות בשטח, אצל הלקוח או לפי שלבים, צריך לפעמים לתעד את העבודה עצמה לפני שמגיע החיוב. תעודת ביצוע היא המסמך הזה: רישום של מה נעשה, שהלקוח יכול לחתום עליו במקום, ושממנו אפשר להמשיך לחשבונית.

בביג בוס תעודת ביצוע היא אחד מאחד עשר סוגי מסמכי ההכנסה, והיא נבנית באותו טופס כמו כל מסמך אחר. המדריך מתמקד במה שמייחד אותה: החתימה, העריכה, והמעבר לחשבונית.

איפה היא נמצאת

בתפריט "שיווק ומכירות", תחת "מסמכי הכנסה", יש רשימה נפרדת בשם "תעודות ביצוע", ובה הכפתור "חדש". תעודת ביצוע מופיעה גם בתפריט "הפקת מסמך חדש" של "העתקי מסמכים", ובתפריט המסמכים בנייד. עוסק פטור יכול להפיק אותה כמו עוסק מורשה.

הלקוח, השורות, ההנחות והסכומים ממולאים כמו בכל מסמך, ולתעודות הביצוע יש רצף מספרים משלהן. אם העבודה עוד לא הסתיימה, אפשר לשמור את התעודה בכפתור "שמירה בסטטוס טיוטה" ולהשלים אותה אחר כך. ההסבר המלא בהמסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי.

תעודת ביצוע בתפריט "הפקת מסמך חדש", לצד שאר סוגי המסמכים.

חתימת הלקוח על המסך

אחרי שהתעודה נשמרה, הלקוח יכול לחתום עליה ישירות על מסך המכשיר שאתם עובדים איתו. החתימה נעשית במקום, מול הלקוח. אין שליחה של התעודה ללקוח כדי שיחתום עליה מרחוק.

מתי אפשר עוד לערוך

בניגוד לחשבונית, תעודת ביצוע נשארת פתוחה לעריכה גם אחרי ההפקה, אבל רק כשכל שלושת התנאים מתקיימים:

• לא נוצר ממנה מסמך המשך, כלומר כל הסכום שלה עדיין פתוח.
• היא לא הופקה חתומה דיגיטלית, כלומר עניתם בשלילה על "האם להנפיק חתום דיגיטלי?".
• הלקוח עוד לא חתם עליה.

ברגע שאחד מהם כבר לא מתקיים, התעודה ננעלת. תעודה נעולה עדיין אפשר לשכפל בכפתור "שכפול מסמך", או לבטל בכפתור "ביטול מסמך". הכללים לכל סוגי המסמכים: מה נעול אחרי ההפקה: עריכה, תאריך ומחיקה.

מתעודת ביצוע לחשבונית

מתעודת ביצוע פתוחה יוצרים מסמך המשך בכפתור "יצירת מסמך המשך". הסוגים המוצעים הם חשבונית מס, קבלה וחשבונית מס קבלה. המערכת מכינה מסמך חדש עם מה שעוד פתוח בתעודה, ואחרי ההפקה התעודה נסגרת בהתאם למה שכוסה. ההסבר המלא על שרשרת המסמכים במסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית.

גם בנייד תעודת ביצוע נמצאת בתפריט המסמכים.

משתמשים בתפקיד "תעודות ביצוע בלבד"

במערכת קיים תפקיד משתמש בשם "תעודות ביצוע בלבד". משתמש בתפקיד הזה אינו רואה את תפריט "שיווק ומכירות", ואינו יכול לקשר מסמכים או ליצור מסמך המשך. את המעבר מהתעודה לחשבונית עושה משתמש בתפקיד אחר.

תעודת ביצוע אינה נספרת בדוחות המכירה. כברירת מחדל הדוחות סופרים חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וזיכויים. העבודה תופיע בדוחות אחרי שתופק עבורה חשבונית מס, או חשבונית עסקה כשמסמנים בדוח "כולל חשבוניות עסקה פתוחות". ראו דיווח מכירה: ששת הדוחות ומה נספר בהם.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.