חשבונית עסקה בביג בוס: מהטופס ועד הקבלה

המסמך שמבקש מהלקוח לשלם

חשבונית עסקה היא המסמך שבו מבקשים מהלקוח לשלם. כשהתשלום מגיע, ממשיכים ממנה למסמך הבא. בביג בוס היא קיימת גם אצל עוסק פטור וגם אצל עוסק מורשה וחברה, והצעדים כמעט זהים.

כל הבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה כתוב כאן במפורש, ובסוף יש טבלה של ההבדלים. מה המסמך עצמו ומתי משתמשים בו: חשבונית עסקה דיגיטלית. אצל עוסק פטור הוא מוכר גם בשם דרישת תשלום.

איפה היא נמצאת

בתפריט הצד: "שיווק ומכירות" ← "מסמכי הכנסה". אצל עוסק מורשה ובחברה הפריט נקרא "חשבוניות עסקה", ואצל עוסק פטור "חשבונית עסקה". אצל עוסק פטור אין בתפריט חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וחשבוניות זיכוי.

בראש הרשימה יש חיפוש, "פתוחים בלבד", "טיוטה בלבד", "בחירה מרובה" והכפתור הירוק "חדש".

הטופס: לקוח, תאריכים ושורות

לוחצים "חדש", מסמנים לקוח בחלון "רש' לקוחות" ולוחצים "בחר לקוח". בכותרת הטופס המסמך נקרא "חשבונית עיסקה", עם יו״ד, ולידו המספר שיקבל. זה אותו מסמך בכתיב אחר, וכך הוא נקרא גם ב-PDF.

בטופס יש "תאריך המסמך" וגם "לתשלום עד". שאר הטופס מוכר מכל מסמך: "תיאור של תכולת המסמך", שורות ב"פירוט שירותים ופריטים", "הערות במסמך" וסיכום בצד. שורה חופשית, בלי מק״ט, נכנסת בכפתור "אישור".

ההבדל הראשון הוא המע״מ. אצל עוסק מורשה ובחברה בוחרים ב"סוג מע״מ עבור הפריטים" בין "לפני מע״מ", "כולל מע״מ" ו"ללא מע״מ", והמע״מ מחושב בסיכום. אצל עוסק פטור השדה קבוע על "ללא מע״מ", אפור ונעול, ובסיכום מופיעים "אחוז מע״מ" 0.0 ו"סכום מע״מ" 0.00.

חשבונית עסקה של עוסק מורשה: בוחרים את סוג המע״מ, והמע״מ מחושב בסיכום.

חשבונית עסקה של עוסק פטור: "ללא מע״מ" נעול, ובסיכום מע״מ 0.

טיוטה והפקה

בשני סוגי העסקים אפשר לשמור חשבונית עסקה כטיוטה ב"שמירה בסטטוס טיוטה". הטיוטה מקבלת מספר שלילי, למשל "חשבונית עיסקה -1 טיוטה". טיוטה שלא צריך מבטלים ב"ביטול מסמך": רושמים סיבה, ומופיע "הטיוטה בוטלה בהצלחה". ביטול של טיוטה לא יוצר מסמך מבטל.

כשהכול מוכן לוחצים "הפקת מסמך". נפתח "אישור הפקת מסמך" עם השאלה "האם ברצונך להפיק חשבונית עיסקה מספר 731 עבור לקוח דוגמה – מכירות ?", עם המספר ושם הלקוח שלכם. אחרי "אישור" מופיעות עוד שאלות, ובהן "האם להדפיס מקור?". מי שעונה "כן" נשאל גם "האם להדפיס העתק?".

בסוף חוזרים לרשימה, והמסמך החדש מסומן בראשה כ"פתוח". לחשבונית עסקה יש מספור משלה, שממשיך ברצף. ההפקה לא שולחת את המסמך ללקוח.

ה-PDF: מקור והעתק

בכותרת ה-PDF כתוב "חשבונית עיסקה מספר:" והמספר. אצל עוסק פטור מופיע בראש המסמך "עוסק פטור:" עם מספר העוסק, ובסיכום "מע״מ: 0.0 %".

בפעם הראשונה שמדפיסים, ליד הכותרת כתוב "מקור". קובץ שמורידים אחר כך ב"הורד מסמך" מסומן "העתק נאמן למקור".

גוף ה-PDF אצל עוסק פטור: "מקור" ליד הכותרת, ומע״מ 0.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

אחרי ההפקה

חשבונית עסקה שהופקה נעולה לעריכה. למעלה מופיעים "ביטול מסמך", "סכום פתוח:" ו"ניהול קבצים", ובתחתית "שכפול מסמך", "שליחת מסמך", "הורד מסמך", "הדפס מסמך", "ניתוח רווח" ו"יצירת מסמך המשך". מה קורה כשמבטלים מסמך שהופק: ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים.

חשבונית עסקה אחרי ההפקה: השדות נעולים, "סכום פתוח" למעלה והפעולות בתחתית.

המסמך הבא: קבלה, ואצל עוסק מורשה גם חשבונית מס

כשמגיע התשלום, לוחצים "יצירת מסמך המשך". זה ההבדל השני: אצל עוסק מורשה ובחברה ממשיכים לחשבונית מס, לקבלה או לחשבונית מס קבלה, והמסמך החדש נפתח עם שורת מקור בשם "חשבונית עיסקה_731". אצל עוסק פטור יש אפשרות אחת בלבד: קבלה.

בקבלה של עוסק פטור התיאור כבר מלא, "מקור חשבונית עיסקה_2,", ובאזור "פרטי תקבול" מוכנים "סוג תקבול" "מזומן" ו"סכום" בגובה הסכום הפתוח. משנים את סוג התקבול אם צריך, לוחצים "אישור" ומפיקים. לקבלה אין שמירה כטיוטה. כל סוגי התשלום: רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט.

אצל עוסק פטור, מסמך ההמשך מחשבונית עסקה הוא קבלה בלבד.

הקבלה שנפתחת מחשבונית עסקה: התיאור, סוג התקבול והסכום הפתוח כבר מולאו.

כשמתחילים מהצעת מחיר

חשבונית עסקה יכולה להיפתח גם מהצעת מחיר שהופקה: "יצירת מסמך המשך" ← "חשבונית עסקה". השורות עוברות, וגם ההנחה על כל ההצעה: הצעה עם 10% הנחה נפתחת כחשבונית עסקה עם "אחוז הנחה" 10.0 ובאותו "סה״כ למסמך". איך מכינים את ההצעה: הפקת הצעת מחיר בביג בוס.

חשבונית עסקה שנפתחה מהצעה עם 10% הנחה: שורת המקור, אותה הנחה ואותו סה״כ.

ההבדלים בטבלה אחת

מה שזהה בשניהם: השמירה כטיוטה, השאלות בהפקה, "מקור" מול "העתק נאמן למקור", ו"ניהול קבצים" שמופיע רק אחרי ההפקה.

איך ביג בוס עוזרת לגבות עם חשבונית עסקה, ומה היא לא עושה

חשבונית העסקה נבנית מהלקוחות והפריטים שכבר שמורים, יכולה להתחיל מהצעת מחיר, ומציגה את הסכום שעוד פתוח. כדי לראות את החלק שלא שולם גם בדוחות המכירה: חשבוניות עסקה פתוחות בדוחות המכירה.

מה היא לא עושה: ההפקה לא שולחת את המסמך ללקוח, ושולחים אותו בנפרד. ואצל עוסק פטור אין מחשבונית עסקה המשך לחשבונית מס, רק לקבלה.

למה עוסקים מנהלים חשבוניות עסקה בביג בוס: כשמבקשים תשלום במסמך אחד ורושמים את הקבלה במקום אחר, קל לאבד את המעקב אחרי מה שעוד לא שולם. כאן כל חשבונית עסקה מציגה את הסכום הפתוח, והמסמך הבא נפתח ממנה עם השורות והסכום, בלי להקליד שוב, אצל עוסק פטור וגם אצל עוסק מורשה. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מדריכים נוספים

• הפקת הצעת מחיר בביג בוס — מהטיוטה ועד מסמך ההמשך.
• מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית — מה עובר ממסמך למסמך.
• ניהול מכירות בביג בוס — כל המדריכים.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.