שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה

המסמך הופק. עכשיו הוא צריך להגיע ללקוח

מסמך שנשאר במערכת לא עוזר לגבות כסף. הלקוח צריך לקבל אותו בדרך שנוחה לו: במייל, בהודעת וואטסאפ או מודפס על דף. וכשיש בסוף החודש עשרות מסמכים, שליחה אחד-אחד גוזלת זמן.

בביג בוס כל מסמך נשלח בלחיצה, ואפשר גם לשלוח כמה מסמכים יחד. חשוב לדעת מראש: שום מסמך לא נשלח מעצמו בזמן ההפקה. השליחה נעשית תמיד בלחיצה שלכם, עם חריג אחד שמפורט בסוף המדריך.

שליחה מיד אחרי ההפקה

1. עונים "כן" לשאלת החתימה
אחרי אישור ההפקה מופיעה השאלה "האם להנפיק חתום דיגיטלי?". תשובה חיובית מפיקה את המסמך החתום ופותחת את החלון "שליחת מסמך".

2. בוחרים ערוץ
בראש החלון שתי אפשרויות: "במייל" או "WhatsApp".

3. שולחים במייל
השדה "מייל *" מתמלא מכתובת המייל של המסמך, ואפשר להקליד כמה כתובות מופרדות בפסיק. בשדה "הערה ללקוח" אפשר להוסיף כמה מילים. לוחצים "שלח במייל", ובסיום מופיע "המייל נשלח בהצלחה". בלי כתובת תקינה תופיע ההודעה "יש לעדכן מייל". אם לא רוצים לשלוח עכשיו, לוחצים "אל תשלח".

החלון "שליחת מסמך": מייל או WhatsApp, כתובת, הערה ללקוח, ו"אל תשלח" למי שלא רוצה לשלוח עכשיו.

מה הלקוח מקבל במייל

בשורת הנושא מופיעים שם העסק, סוג המסמך ומספרו ושם הלקוח. בגוף המייל יש פנייה לאיש הקשר והודעה שהמסמך מצורף, והמסמך עצמו מצורף כקובץ. אם המסמך הופק חתום דיגיטלית, זה העותק שנשלח.

שליחה בוואטסאפ

בוחרים "WhatsApp", ממלאים "טלפון נייד" עם הקידומת הבינלאומית (אחרת תופיע ההודעה "יש לעדכן טלפון עם קידומת 972+") ולוחצים "שלח". המערכת מכינה קישור לצפייה במסמך ופותחת את וואטסאפ עם הודעה מוכנה שכוללת את סוג המסמך, המספר והקישור.

ההודעה לא נשלחת מעצמה. היא ממתינה בוואטסאפ, ואתם לוחצים שליחה. בסוף ההודעה מופיעה שורה שמציינת שהיא נשלחה באמצעות ביג בוס.

שליחה, הורדה והדפסה של מסמך קיים

מסמך שכבר הופק אפשר לשלוח שוב בכל רגע. בתחתית המסמך יושבים הכפתורים "שליחת מסמך", "הורד מסמך" ו"הדפס מסמך". הכפתור הראשון פותח בחירה בין מייל לוואטסאפ, והשניים האחרים מכינים קובץ PDF בגודל A4. כשזה רלוונטי, המערכת שואלת קודם אם להציג מחיר ובאיזו גרסה להפיק את העותק, למשל "חתום דיגיטלי" או "העתק בעברית".

אותן פעולות זמינות גם בלי לפתוח את המסמך: בתפריט השורה ברשימה, תחת "פעילות לביצוע", נמצאים "שכפול", "הורדה", "שליחה במייל", "הדפסה" ו"ביטול".

תפריט השורה: שליחה במייל, הורדה והדפסה בלי לפתוח את המסמך.

שליחה מרובה: כמה מסמכים בבת אחת

1. עוברים למצב "בחירה מרובה"
ברשימת המסמכים לוחצים "בחירה מרובה" ומסמנים את המסמכים הרצויים.

2. לוחצים על האייקון "שליחת מסמכים במייל"
לידו יושבים גם האייקונים של יצירת מסמך המשך ושל "הורדת מסמכים". המערכת שואלת "האם ברצונך לשלוח את המסמכים שנבחרו במייל?".

3. מאשרים
כל מסמך נשלח לכתובת המייל שבכרטיס הלקוח שלו. לקוחות שאין להם מייל בכרטיס יופיעו ברשימה שהמערכת מציגה, והמייל לא יישלח אליהם.

שלושת האייקונים של "בחירה מרובה": מסמך המשך, שליחה במייל והורדה.

החריג היחיד לשליחה בלחיצה: המסך "הפקת דחויים" מפיק חשבוניות מס לתשלומים דחויים ושולח אותן ללקוחות במייל כברירת מחדל. לפני ההפקה מוצג חלון עם מספר החשבוניות ואם יישלחו במייל; התיבה "שלח את החשבוניות במייל ללקוחות" מסומנת כברירת מחדל, ואפשר לבטל אותה. לפני שמשתמשים בו, קראו את הפקת דחויים: מה קורה כשמגיע מועד הפירעון.

מה אין

• אין שליחה במסרון. הערוצים הם מייל ווואטסאפ.
• אין שליחה אוטומטית בזמן ההפקה. גם אחרי תשובה חיובית לחתימה, המסמך יוצא רק כשלוחצים "שלח במייל".
• קישור לפורטל הלקוח בגוף המייל שייך לתוסף פורטל הלקוח, וכפתור תשלום בגוף המייל שייך לתוסף דפי התשלום.

מה הלאה

אם המסמך שנשלח שגוי, הדרך היא ביטול: ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים. מדריכים קיימים: שליחה חוזרת של חשבונית מס ללקוח ושליחת חשבונית מס בווצאפ ללקוח.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.