מעקב הפקדות: הפקדת שיקים ומזומן לבנק

מהקבלה ועד הבנק

שיק שהתקבל עדיין אינו כסף בחשבון. עסק שמקבל שיקים ומזומן צריך לדעת בכל רגע אילו שיקים ממתינים להפקדה, אילו כבר הופקדו ובאיזו הפקדה, וכמה מזומן עוד לא הגיע לבנק. בלי מעקב כזה, שיק שנשכח במגירה מתגלה רק כשחסר כסף.

בביג בוס כל שיק שנרשם בקבלה או בחשבונית מס קבלה נכנס לרשימת השיקים להפקדה, ומשם עובר להפקדה ממוספרת לחשבון בנק שבוחרים. המדריך מלווה הפקדה אחת מההתחלה ועד הדפסת טופס ההפקדה.

פותחים הפקדה חדשה

1. נכנסים ל"מעקב הפקדות"
בתפריט "שיווק ומכירות" לוחצים "מעקב הפקדות". נפתח המסך "מעקב הפקדות", ובו לכל הפקדה תאריך, מספר, חשבון בנק, סכום המזומן, סכום השיקים וסכום ההפקדה. לוחצים "חדש". אפשר להתחיל גם מאריח "שקים להפקדה" שבלוח הבקרה.

2. בוחרים תאריך וחשבון בנק
בטופס "הפקדה בנק" ממלאים "תאריך הפקדה" ובוחרים "שם חשבון בנק". בלי חשבון בנק המערכת לא תפיק, ותופיע ההודעה "יש לבחור את חשבון הבנק".

"מעקב הפקדות": כל הפקדה עם החלוקה בין מזומן לשיקים.

מוסיפים שיקים

1. פותחים את רשימת השיקים
לחיצה על "שקים להפקדה" בטופס פותחת את "רש' שקים להפקדה". מופיעים בה שיקים מקבלות ומחשבוניות מס קבלה שהופקו, שעוד לא הופקדו ולא הוחזרו, ושמועד הפירעון שלהם הגיע.

2. מחליטים אם לכלול שיקים עתידיים
כברירת מחדל מוצגים רק שיקים שמועד הפירעון שלהם עד היום. כדי לראות גם שיקים דחויים, מסמנים "לכלול פרעון עתידי".

3. בוחרים ומאשרים
מסמנים את השיקים ולוחצים "בחר שיק". אפשר לחזור לרשימה ולהוסיף עוד, גם מחיפוש אחר. שיק שנכנס בטעות מסירים מהשורה שלו, והמערכת מאשרת "השיק נמחק מההפקדה".

"רש' שקים להפקדה" עם "לכלול פרעון עתידי": גם שיק לחודש הבא מופיע ברשימה.

מוסיפים מזומן

בטופס מוצג השדה "מזומן בקופה", לקריאה בלבד. זו יתרת המזומן שהתקבל במסמכים ועדיין לא הופקד, ואין לה קשר לתוסף הקופה הרושמת. בשדה "מזומן להפקדה" מקלידים כמה מזומן מפקידים עכשיו. סכום גבוה מהיתרה ייחסם בהודעה "הסכום גדול מאשר זמין בקופה".

טופס ההפקדה: חשבון הבנק, המזומן להפקדה והשיקים שנבחרו, עם הסכום הכולל.

מפיקים את ההפקדה

1. לוחצים "הפקת הפקדה"
המערכת מבקשת אישור, ומציגה בו את מספר ההפקדה ואת שם חשבון הבנק. בודקים שהחשבון נכון ומאשרים.

2. מדפיסים, אם צריך
מופיעה השאלה "האם להדפיס את ההפקדה?". הטופס המודפס מנוסח כבקשה לבנק: "אבקש להפקיד לחשבוני שמספרו", ואחריה רשימת הממסרים.

לפני ההפקה המערכת מציגה את מספר ההפקדה ואת חשבון הבנק שנבחר.

ביטול הפקדה

הפקדה שהופקה בטעות מבטלים מתוך הטופס שלה. המערכת שואלת "האם ברצונך לבטל את ההפקדה ?", מודיעה איזה מסמך מבטל תיצור, ומסיימת ב"ההפקדה בוטלה בהצלחה". ברשימת ההפקדות היא תסומן "מבוטלת".

תזכורת יומית במייל. כל עוד יש שיקים שממתינים להפקדה, המערכת שולחת מייל תזכורת יומי למשתמש בעסק. המייל נשלח אליכם, לא ללקוח, ושיק שהופקד כבר לא ייכלל בו.

מה ההפקדה לא עושה

ההפקדה היא רישום במערכת והפקה של טופס. היא אינה מתחברת לחשבון הבנק, אינה מעבירה כסף ואינה מבצעת התאמת בנקים. את ההפקדה עצמה עושים בבנק, עם הטופס המודפס או לפי הנוהל של הבנק שלכם.

מה הלאה

השיקים נכנסים לרשימה מהקבלות: רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט. ולמעקב אחרי כל שורות התשלום שהתקבלו, במסך אחד: פירוט תקבולים: איך מאתרים תשלום שהתקבל.

כל שכבת המדריכים מרוכזת בעמוד ניהול מכירות בביג בוס.