דיווח קנייה בביג בוס: ששת הדוחות ומה כל אחד סופר

כמה קניתם, ממי, ואילו פריטים

בסוף חודש או שנה עולות אותן שאלות: כמה קניתם מכל ספק, על מה הלך הכסף, ואילו פריטים קניתם הכי הרבה. כשמסמכי הרכש נרשמים במערכת, התשובות כבר שם.

בביג בוס הן מרוכזות בתפריט "הוצאות ורכש" ← "דיווח קנייה", בשישה דוחות. המדריך עובר עליהם: מה כל דוח סופר, מה לא, ואיך הסכומים מתיישבים ביניהם.

שימו לב: המדריך מיועד לעסק שעובד עם התוסף ניהול רכש ומלאי, שדורש גם את תוסף מעקב ההוצאות. הפירוט בעמוד המסלולים. ובדוחות האלה, "חברה" היא הספק.

ששת הדוחות במבט אחד

דיווח שנתי: כל ספק, חודש אחרי חודש

לכל ספק שורה, לכל חודש עמודה מ-01 עד 12, ובסוף "סיכום". בוחרים שנה, ויש חיפוש לפי שם החברה. הדוח סופר גם את חשבוניות ההוצאה של הספק, ולחיצה על שורה פותחת את כרטיס הספק.

"דיווח קניות שנתי". שמות ספקים שאינם לדוגמה טושטשו.

דוח קניות לפי ספק: רכש, הוצאות וסה״כ

בתפריט "לפי חברה", ובמסך "קניות לפי חברה". לכל ספק שלוש עמודות:

• "רכש"– מה שנקנה במסמכי הרכש.
• "הוצאות"– חשבוניות ההוצאה של הספק.
• "סה״כ"– שתיהן יחד.

התקופה נפתחת על "מתחילת השנה", ובסינון אפשר לבחור תקופה אחרת, כולל "ע״פ תקופה" עם תאריכים משלכם. לחיצה על ספק פותחת את "קניות לפי חברה ופריט" שלו.

"קניות לפי חברה", ובצד תפריט "דיווח קנייה" עם ששת הדוחות.

הדוחות לפי פריט: מה נקנה ובאיזו כמות

• "לפי חברה ופריט"– לכל ספק: מק״ט, שם הפריט, כמות וסכום.
• "לפי פריט"– קטגוריה, מק״ט, שם הפריט, כמות וסכום, בלי עמודת ספק.
• "לפי פריט וחברה"– הקניות לפי פריט ולפי ספק.

ב"לפי חברה ופריט" בוחרים בראש המסך מה לספור: "חשבוניות" (ברירת המחדל), "הזמנות" או "משלוחים". לחיצה על שורת פריט פותחת את הדוח המפורט. בדוחות לפי פריט מופיעה מעל הטבלה השורה "חשבוניות הוצאה אינן כוללות פריטים ולכן אינן מופיעות בדוח זה".

"קניות לפי חברה ופריט" של ספק אחד.

העמודות של "קניות לפי פריט".

הדיווח המפורט: מכל שורה אל המסמך

במסך "קניות מפורט לפי ספק ופריט" כל פריט מופיע עם המסמך שבו נקנה: "תאריך מסמך", "פרטי מסמך", "מחיר ליחידה", כמות וסכום. גם כאן בוחרים בין חשבוניות, הזמנות ומשלוחים, ולחיצה על שורה פותחת את המסמך עצמו.

הדוח המפורט, שורה אחת לכל פריט בכל מסמך.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

מה נספר, ומה לא

• "חשבוניות"– חשבוניות רכש וזיכויי רכש. הזיכויים במינוס.
• "הזמנות"– הזמנות רכש.
• "משלוחים"– משלוחי רכש והחזרות רכש.
• חשבוניות הוצאה– רק ב"דיווח שנתי" וב"לפי חברה". אין בהן פריטים, ולכן הן לא בדוחות לפי פריט.
• מע״מ– הסכומים לפני מע״מ.
• "עם מק״ט בלבד"– כשהתיבה לא מסומנת, נכנסות גם שורות שאין להן מק״ט.

איך הסכומים מתיישבים בין הדוחות

על אותה תקופה, הסכום של "לפי פריט", של "לפי חברה ופריט" ושל המפורט (בבחירה "חשבוניות") שווה לעמודת "רכש" בדוח לפי חברה. ההפרש בין "רכש" ל"סה״כ" הוא חשבוניות ההוצאה. כשמספר לא מסתדר, בודקים מה נבחר בראש הדוח, אם התיבה "עם מק״ט בלבד" מסומנת, ואם התאריכים זהים.

כמה סחורה יש עכשיו במחסן, הדוחות האלה לא אומרים. זה תפקיד דוחות המלאי, ושם אפשר לבחור תאריך עבר ולראות את השורה הכתומה "נכון לתאריך": מתי המלאי באמת זז, ולמה המספרים לא מסתדרים.

ייצוא, כרטיס הספק והטלפון

במחשב כל דוח יוצא לאקסל ול-PDF. באקסל של הדוח השנתי הכותרת היא "סיכום קניות שנתי לפי ספק", עם "סיכום לספק", וה-PDF של "לפי חברה" נקרא "סיכום קניות לפי ספק".

מכרטיס הספק מגיעים לדוחות שלו: ליד "דיווח קניות ->" יש "ע״פ פריט", שפותח את "קניות לפי חברה ופריט" של הספק, ו"מפורט".

הכפתורים בכרטיס הספק.

בטלפון יש חמישה דוחות, בלי "דיווח מפורט". השנתי נקרא שם "קניות שנתי", ב"לפי חברה" מוצגת רק עמודת הסה״כ, ואין ייצוא.

איך ביג בוס עוזרת לעקוב אחרי הקניות מספקים, ומה היא לא עושה

הדוחות נבנים מהמסמכים שאתם ממילא מפיקים מול הספק, בלי גיליון נפרד ובלי הקלדה חוזרת. מכל סכום יורדים שלב אחרי שלב: מהספק לפריט, ומהפריט למסמך.

מה היא לא עושה: חשבוניות הוצאה לא מתפרקות לפריטים, ולכן אינן בדוחות לפי פריט. בטלפון אין ייצוא ואין דוח מפורט. והסכומים מוצגים לפני מע״מ.

למה בעלי עסקים עוקבים אחרי הקניות שלהם בביג בוס: כשמסמכי הרכש וחשבוניות ההוצאה נרשמים באותה מערכת, התשובה לשאלה כמה קניתם מספק מסוים השנה נמצאת בדוח אחד, ולא בחיפוש בין קבצים. וסכום שנראה מוזר בודקים עד המסמך. אפשר לנסות את הכול 45 יום בחינם, בלי התחייבות.

נסו את מערכת ביג בוס לניהול העסק ל-45 יום בחינם >>

יש שאלה לפני שמתחילים? דברו איתנו

מדריכים נוספים

• מחזור הרכש המלא מול הספק, שלב אחר שלב — המסמכים שהדוחות סופרים.
• דיווח מכירה: ששת הדוחות ומה נספר בהם — אותם חתכים, בצד המכירות.
• ניהול מלאי ורכש בביג בוס — כל המדריכים של התוסף.

המידע במאמר הוא מידע כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. לפרטים המחייבים יש לפנות לרשות המסים או לבעל מקצוע מוסמך.