ניהול מכירות בעסק קטן מתחיל בשאלות פשוטות: מה הבטחתי ללקוח, מה סיפקתי, על מה חייבתי, כמה שולם ומה עוד פתוח. כשהתשובות מפוזרות בין קובץ אקסל, פנקס קבלות ותיבת המייל, קשה לענות עליהן בלי לחפש. בביג בוס תוכנה לניהול עסק כולן יושבות בסעיף אחד בתפריט, שיווק ומכירות: מסמכי ההכנסה, רישום התשלומים, הפקדות השיקים והמזומן, חשבוניות מס לתשלומים דחויים ודוחות המכירה.
היתרון המעשי הוא שהמסמכים מדברים זה עם זה. הזמנה הופכת לתעודת משלוח, תעודת המשלוח לחשבונית, והחשבונית לקבלה, בלי להקליד שוב את השורות. כל מסמך מראה כמה ממנו עוד פתוח, כל שיק שנרשם בקבלה מחכה ברשימה עד שמפקידים אותו, והדוחות נבנים מאותם מסמכים עצמם, כך שאין בהם מספר שמישהו הקליד ידנית.
המודול מתאים לכל עסק שמוציא מסמכים ללקוחות: נותן שירות שמפיק חשבונית מס קבלה בסוף כל עבודה, בית מלאכה שעובד עם הזמנות ותעודות משלוח, או עסק שמקבל סדרות של שיקים דחויים ורוצה לדעת מתי כל אחד מהם נפרע.
שימו לב: ניהול המכירות הוא חלק מליבת ביג בוס ואינו תוסף. הוא כלול בכל המסלולים. מכסת המסמכים נקבעת לפי המסלול, והפירוט בעמוד המסלולים; מסמכים מעבר לכמות הכלולה במסלול מחויבים בתוספת לפי מסמך, וההפקה עצמה אינה נחסמת. כמה יכולות משלימות שייכות לתוספים נפרדים: ניהול מלאי, מטבע זר (מט״ח), סליקת אשראי, ניהול סוכנים, ופורטל לקוח.
שלושה עשר מדריכים שמכסים את המודול מקצה לקצה: מהמסמך הראשון, דרך שרשרת המסמכים והתשלומים, ועד ההפקדה בבנק והדוחות.
כל המדריכים נכתבו מתוך המערכת עצמה, עם שמות הכפתורים וההודעות כפי שהם מופיעים על המסך.
להלן רשימת הקישורים במדריך:
– מה כולל ניהול המכירות בביג בוס, ומה לא
– המסמך הראשון: לקוח, פריט ומספר התחלתי
– מסמכי המשך ומסמכים מקושרים: מההזמנה ועד החשבונית
– רישום תקבולים: מזומן, שיק, אשראי, העברה וביט
– ביטול מסמך: מה נוצר, מה נעול ומה קורה לקישורים
– שליחת מסמך ללקוח: מייל, וואטסאפ, הדפסה ושליחה מרובה
– מה נעול אחרי ההפקה: עריכה, תאריך ומחיקה
– מעקב הפקדות: הפקדת שיקים ומזומן לבנק
– הפקת דחויים: מה קורה כשמגיע מועד הפירעון
– פירוט תקבולים: איך מאתרים תשלום שהתקבל
– דיווח מכירה: ששת הדוחות ומה נספר בהם
– רווח לעסקאות: איך מחושבים הרווח והאחוז
– תעודת ביצוע: מסמך העבודה עם חתימת הלקוח
לצד המדריכים שלמעלה, במאגר המידע יש מדריכים קצרים על הפעולות הבסיסיות בכל סוג מסמך: הפקה, ביטול ואיתור. למי שרוצה להבין קודם את המסמך עצמו, יש עמודים נפרדים על חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה, חשבונית עסקה, חשבונית זיכוי, הזמנה ותעודת משלוח.
הצעת מחיר: ביטול הצעת מחיר · איך לאתר הצעת מחיר
הזמנה: הפקת הזמנה · ביטול הזמנה · איך לאתר מסמך הזמנה · הסבר על הזמנה
תעודת משלוח ותעודת החזרה: הפקת תעודת משלוח · ביטול תעודת משלוח · איך לאתר תעודת משלוח · הפקת תעודת החזרה · איך לאתר תעודת החזרה
חשבונית עסקה: ביטול חשבונית עסקה · איך לאתר חשבונית עסקה (דרישת תשלום)
חשבונית מס: הפקת חשבונית מס · ביטול חשבונית מס · איך לאתר חשבונית מס
חשבונית מס קבלה: הפקת חשבונית מס קבלה · ביטול חשבונית מס קבלה · איך לאתר חשבונית מס קבלה
חשבונית זיכוי: הפקת חשבונית זיכוי · איך לאתר חשבונית זיכוי · הסבר על חשבונית זיכוי
קבלה והחזר תקבול: הפקת קבלה · ביטול קבלה · איך לאתר קבלה · הסבר על קבלה · איך לאתר החזר תקבול
פעולות על מסמכים: ניהול מסמכים · איך להפיק מסמך חדש במערכת · איך להפיק מסמך מתוך מסמך אחר · איך להפיק מסמך מתוך מספר מסמכים · איך להפיק קבלה מתוך חשבונית מס · כיצד לשכפל מסמך קיים · שליחה חוזרת של חשבונית מס ללקוח · שליחת חשבונית מס בווצאפ ללקוח
לקוחות ופריטים: איך להגדיר לקוח חדש · איך לאתר לקוח · כרטיס לקוח: מבט כללי · איך להפוך לקוח ללקוח לא פעיל בעסק · איך לייצא את רשימת הלקוחות לאקסל · איך להדפיס את רשימת הלקוחות שבמערכת · קיצורים להפקת חשבונית מס ללקוח · איך להגדיר פריט חדש · הוספת פריט שמור למסמך · איך להדפיס את רשימת הפריטים שבמערכת
מאמר קשור: ניהול מכירות עם ביג בוס
ארבעה שלבים, ומכאן זו שגרה.
הסעיף "שיווק ומכירות": מסמכים, תקבולים, הפקדות ודוחות במקום אחד.
אחד עשר סוגי מסמכים, כולם באותו טופס.
"יצירת מסמך המשך": המסמך הבא נבנה מהשורות והסכום שעוד פתוחים.
סדרת שיקים: אחרי כל שיק, הבא אחריו כבר ממולא.
התפריט "דיווח מכירה" מציע שבעה דוחות, ומוצג לעוסק מורשה. כדאי להכיר את כלל הספירה לפני שקוראים בהם מספר:
לצד הדוחות יש שלושה מסכי עבודה: "פירוט תקבולים" שמציג כל תשלום בשורה משלו, "מעקב הפקדות" עם רשימת ההפקדות והשיקים שממתינים, ו"הפקת דחויים" לתשלומים דחויים שמועדם הגיע.
"מכירות לפי חברה": סכום אחד לכל לקוח, מחשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וזיכויים.
כדי שלא תבנו תהליך עבודה על יכולת שאינה קיימת, אלה הגבולות היום:
ניהול מכירות עם ביג בוס פירושו שהמסמך, התשלום, ההפקדה והדוח נשענים על אותם נתונים: מקלידים פעם אחת, וכל מסמך המשך, תשלום ודוח נבנה מהנתונים שכבר במערכת.
מתחילים במסמך הראשון, מחברים את המסמכים לשרשרת, רושמים את התשלומים, ובסוף החודש יודעים בדיוק מה נמכר ומה עוד פתוח.
ניהול המכירות כלול בכל המסלולים, והפירוט מופיע בעמוד המסלולים.
לשאלות, ייעוץ אישי או הדרכה על ניהול המכירות וכיצד להתאים אותו לצרכים של העסק שלכם, אתם מוזמנים ליצור איתנו קשר.
